Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

1.1. Le responsable de traitement est la société coopérative URBIKE, dont le siège social est situé à 1190 Forest, avenue Van Volxem 233 et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0692.733.319.
A ce titre, URBIKE détermine les finalités et les moyens techniques et juridiques du traitement des données personnelles et s’engage à prendre toutes les mesures organisationnelles nécessaires pour garantir un traitement sûr et conforme au Règlement européen du 26 avril 2016 relatif à la protection des données des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement GDPR »).

1.2. URBIKE est libre de choisir toute personne physique ou morale qui traite les données personnelles des utilisateurs à sa demande et pour son compte (ci-après « le sous-traitant »). Le cas échéant, URBIKE s’engage à sélectionner un sous-traitant offrant des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité techniques et organisationnelles du traitement des données personnelles.

2. Traitement des données a caractère personnel

2.1. URBIKE s’engage à ne collecter et traiter vos données que pour les finalités décrites dans la présente Politique Vie Privée (ci-après la « Politique ») ou pour des finalités spécifiques pour lesquelles vous avez consenti. URBIKE s’engage également à ne collecter que les données personnelles nécessaires aux traitements et utilisations envisagées et ne pas collecter de données inutiles.

2.2. La base légale sur laquelle URBIKE se fonde pour collecter et traiter vos données est l’article 6.1.b du Règlement GDPR, à savoir lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie.

2.3. Cette Politique a pour but de vous permettre de savoir comment URBIKE traite vos données personnelles. Vous devrez nécessairement en prendre connaissance avant de communiquer vos données personnelles.

3. Types de données collectées

De manière générale, URBIKE peut être amenée à collecter les types de données suivantes :

les données personnelles de contact telles que le nom, prénom, état civil, langue, adresse du domicile, adresse email et numéros de téléphone.
les coordonnées de facturation.
les données liées aux historiques de navigation sur le site Internet https://urbike.be telles que les pages visitées, la date et l’heure de la visite, la localisation, le type d’appareil utilisé et l’adresse IP.
lorsque vous postulez pour un emploi, un stage, une collaboration, un partenariat chez URBIKE: des données complémentaires telles que votre historique professionnel, votre formation, votre curriculum vitae, vos références, vos lettres de motivation.
des données démographiques telles que votre genre et votre date de naissance.
des données personnelles échangées dans le cadre du traitement de votre demande.

4. Finalités du traitement des données

Conformément aux exigences légales imposées par le Règlement GDPR, URBIKE ne conserve vos données personnelles que durant le temps raisonnablement nécessaire pour permettre l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Si vos données ont été collectées dans le cadre du traitement de votre dossier, URBIKE les conservera tant que votre dossier ne sera pas clôturé. Une fois celui-ci clôturé, ces données seront stockées pour une durée de 1 an maximum, à compter de la fin des prestations. Outre les cas où la loi le requiert, vos données peuvent être collectées ou traitées dans les buts suivants :

identifier l’identité des individus qui nous contactent par téléphone, par email ou autre.
correspondre avec vous concernant votre dossier ou nos services.
traiter et gérer vos demandes ou réclamations et vous contacter pour vous répondre.
vous communiquer des informations, des prospectus, des nouveautés et des conseils pratiques, notamment par le biais de newsletters.

5. Droit des utilisateurs

Lorsque URBIKE collecte et traite vos données, vous êtes éligibles à un certain nombre de droits, lesquels peuvent être exercés à tout moment. Les principaux sont les suivants:

5.1. Le droit à l’accès et le droit à la rectification
Conformément à l’article 15 du Règlement GDPR, vous avez le droit d’obtenir d’URBIKE les informations suivantes (mais non-exhaustives) concernant vos données personnelles :

les finalités du traitement.
les catégories de données à caractère personnel concernées.
les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales.
lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée.
l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Vous avez également le droit de corriger ou de mettre à jour vos données personnelles à tout moment. Ceci nous permet notamment d’assurer que les informations que nous pourrions collecter soient exactes, à jour, pertinentes et utiles.

5.2. Le droit à la suppression
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :

vos données ne sont plus nécessaires aux finalités mentionnées au point 4.
vous retirez le consentement que vous nous aviez préalablement donné pour traiter vos données personnelles, sous réserve qu’il n’existe pas d’autre fondement légal nous permettant de continuer à traiter vos données personnelles.
vous vous opposez à ce que nous traitions vos données personnelles à des fins de marketing direct.
vous vous opposez à ce que nous traitions vos données personnelles pour les intérêts légitimes d’URBIKE.
vos données personnelles ne sont pas traitées légalement.
vos données personnelles doivent être effacées afin de respecter la législation en vigueur.

Il est toutefois possible qu’URBIKE ne puisse pas supprimer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour introduire une action en justice ou pour défendre vos droits en justice.

5.3. Le droit à la portabilité
Vos données sont portables. Elles peuvent donc être déplacées, copiées ou transmises de façon électroniques. Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible pour autant que nous ayons traités vos données à l’aide de moyens automatisés et que (a) vous nous ayez donné votre consentement pour traiter vos données à l’une ou plusieurs des fins mentionnées au point 4, ou (b) nous ayons traité vos données personnelles dans le cadre de l’exécution d’un service à votre égard ou de la fourniture d’un produit.

5.4. Le droit à l'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à n’importe quel moment lorsqu’il existe des raisons impérieuses et légitimes relatives à votre situation particulière. URBIKE ne traitera plus vos données à caractère personnel, à moins qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. Vous ne disposez pas de ce droit lorsque les données collectées par URBIKE le sont en exécution de ses obligations légales. Par ailleurs, lorsque la collecte d’informations est réalisée sur base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

5.5. Le droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles si :

vous pensez que les données personnelles que nous disposons vous concernant sont inexactes.
vous pensez que les données personnelles ne sont pas traitées conformément aux dispositions légales et vous préférez que nous limitions leur traitement au lieu de supprimer ces données.
vous avez besoin des données afin d’établir, d’exercer ou de défendre des revendications légales.
vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles et attendez de savoir si vos intérêts liés à cette objection prévalent sur les motifs légitimes poursuivis par URBIKE.

5.6. Le droit d’introduire une plainte
Vous disposez du droit d’introduire une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par URBIKE auprès de l’Autorité de protection des données, organisme compétent pour le territoire belge (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen).
Vous pourrez, à tout moment, exercer les droits cités ci-dessus en envoyant un message par courrier électronique à info@urbike.be.
En ce qui concerne les courriers électroniques et/ou les newsletters diffusés par URBIKE, si vous ne souhaitez pas/plus recevoir de courrier électronique d’URBIKE, vous pouvez à tout moment le demander en cliquant sur le lien de désinscription prévu à cet effet dans chaque courrier électronique ou en envoyant un courrier électronique à info@urbike.be.

6. Communication à des tiers

Les membres du personnel d’URBIKE, et notamment les coursiers, auront accès à votre dossier, afin de pouvoir traiter votre demande. Si le traitement de votre demande le requiert, nous partagerons les données de votre dossier avec d’autres partenaires.
Le cas échéant, vos données personnelles pourront également être partagées avec nos sous-traitants.
Les données mentionnées au point 3 susceptibles d’être collectées et traitées par URBIKE pourront être transmises à des tiers pour les finalités décrites ci-dessous

Catégorie de tiers	Type de données	Finalités
Agence IT	Toutes les données mentionnées au point 3	Assurer la gestion et la sécurité de l’infrastructure informatique d’URBIKE
Sociétés partenaires de livraison et coursiers indépendants	Toutes les données mentionnées au point 3	Assurer le traitement et le suivi de votre demande informatique d’URBIKE

Dans ce cas, URBIKE garantit que ces données seront traitées de manière confidentielle, que les tiers ne protègeront pas vos données personnelles et respecteront les lois relatives à la protection de la vie privée, notamment les dispositions du Règlement GDPR, dans des conditions équivalentes à celles que nous respectons.

Si le traitement de votre dossier doit se faire ailleurs qu’en Belgique, dans l’Union européenne (UE), et si vous marquez votre accord, les données qui vous concernent et qui ont été collectées par URBIKE peuvent être partagées avec des professionnels d’autres pays de l’UE, lesquels seront également soumis aux obligations du Règlement GDPR. En aucun cas, ces données ne feront l’objet d’une communication extérieure autre que celles prévues dans le cadre de la présente Politique sauf aux fins de satisfaire à des obligations légales et réglementaires ou à la demande d’une administration ou d’une autorité judiciaire

7. Transfert hors EU

URBIKE s’engage à ne pas traiter vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen et à ne pas transférer vos données à des tiers en dehors de l’EEE.

8. Profilage

URBIKE s’engage à ne pas utiliser vos données personnelles lors de décisions rendues de manière
automatique, y compris le profilage pour certains services.

9. Nous contacter

Pour toute question ou demande relative au contenu des dispositions de la présente Politique, veuillez
nous contacter en adressant un mail à : info@urbike.be.

9. Modification de la politique vie privée

URBIKE se réserve le droit de modifier la présente Politique afin de se conformer aux obligations prévues par les législations protectrices de la vie privée ou dans le but de l’adapter à ses pratiques. Vous êtes dès lors invité à consulter régulièrement la présente Politique afin de prendre connaissance des modifications et adaptations.