Privacybeleid - Urbike

Privacy beleid

1. Verwerking verantwoordelijke

1.1. De verantwoordelijke voor de verwerking is de coöperatieve vennootschap URBIKE, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1190 Van Volxemlaan 233 te Vorst en ingeschreven is bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0692.733.319.

In dit verband bepaalt URBIKE de doeleinden en de technische en juridische middelen voor de verwerking van persoonsgegevens en verbindt zich ertoe alle nodige organisatorische maatregelen te nemen om een veilige verwerking te garanderen in overeenstemming met de Europese verordening van 26 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de "GDPR-verordening" genoemd).

1.2. URBIKE is vrij om elke natuurlijke of rechtspersoon te kiezen die de persoonsgegevens van de gebruikers op haar verzoek en voor haar rekening verwerkt (hierna "de verwerker"). Indien nodig verbindt URBIKE zich ertoe een onderaannemer te selecteren die voldoende garanties biedt op het vlak van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens.

2. Verwerking van persoonsgegevens

2.1. URBIKE verbindt zich ertoe om uw gegevens enkel te verzamelen en te verwerken voor de doeleinden beschreven in dit Privacybeleid (hierna het "Beleid") of voor specifieke doeleinden waarmee u hebt ingestemd. URBIKE verbindt zich er ook toe om alleen de persoonsgegevens te verzamelen die nodig zijn voor de beoogde verwerking en het beoogde gebruik en om geen onnodige gegevens te verzamelen.

2.2. De wettelijke basis waarop URBIKE zich baseert om uw gegevens te verzamelen en te verwerken is artikel 6.1.b van de GDPR-verordening, d.w.z. wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent.

2.3. Het doel van dit beleid is om u te laten weten hoe URBIKE uw persoonlijke gegevens verwerkt. U moet het noodzakelijkerwijs lezen voordat u uw persoonlijke gegevens doorgeeft.

3. Soorten verzamelde gegevens

In het algemeen kan URBIKE de volgende soorten gegevens verzamelen:

persoonlijke contactgegevens zoals naam, voornaam, burgerlijke staat, taal, huisadres, e-mailadres en telefoonnummers ;
facturatie gegevens;
gegevens met betrekking tot de browse geschiedenis op de website https://urbike.be zoals de bezochte pagina's, de datum en tijd van het bezoek, de locatie, het type apparaat dat wordt gebruikt en het IP-adres;
wanneer u solliciteert naar een baan, een stage, een samenwerking of een partnerschap bij URBIKE: aanvullende gegevens zoals uw beroepsgeschiedenis, uw opleiding, uw curriculum vitae, uw referenties, uw motivatiebrieven;
demografische gegevens zoals uw geslacht en geboortedatum;
persoonsgegevens die worden uitgewisseld in het kader van de verwerking van uw aanvraag.

4. Doeleinden van gegevens verwerking

In overeenstemming met de wettelijke vereisten opgelegd door de GDPR-verordening, bewaart URBIKE uw persoonlijke gegevens slechts gedurende de tijd die redelijkerwijs nodig is om de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt te verwezenlijken.

Indien uw gegevens zijn verzameld in het kader van de verwerking van uw dossier, zal URBIKE deze bewaren zolang uw dossier niet is afgesloten. Na het afsluiten van uw dossier worden deze gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar bewaard, te beginnen met het einde van de dienstverlening.

Naast de gevallen waarin dit wettelijk verplicht is, kunnen uw gegevens worden verzameld of verwerkt voor de volgende doeleinden:

om de identiteit van personen die contact met ons opnemen per telefoon, e-mail of anderszins te identificeren;
om met u te corresponderen over uw zaak of onze diensten;
om uw vragen of klachten te verwerken en te beheren en om contact met u op te nemen om u te antwoorden;
u te voorzien van informatie, folders, nieuws en praktische adviezen, met name door middel van nieuwsbrieven.

5. Gebruiksrechten

Wanneer URBIKE uw gegevens verzamelt en verwerkt, heeft u recht op een aantal rechten, die te allen tijde kunnen worden uitgeoefend. De belangrijkste zijn de volgende:

5.1. Het recht van toegang en het recht op correctie

In overeenstemming met artikel 15 van het GDPR heeft u het recht om van URBIKE de volgende informatie (maar niet uitputtend) over uw persoonlijke gegevens te verkrijgen:

de doeleinden van de verwerking ;
de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers die in derde landen of internationale organisaties zijn of worden gevestigd;
indien mogelijk, de beoogde periode van opslag van de persoonsgegevens of, indien dat niet mogelijk is, de criteria die zijn gebruikt om die periode vast te stellen ;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, als bedoeld in artikel 22, lid 2, onder a) en b), van de verordening.

U hebt ook het recht om uw persoonlijke gegevens te allen tijde te corrigeren of bij te werken. Dit stelt ons in staat om ervoor te zorgen dat de informatie die we kunnen verzamelen accuraat, up-to-date, relevant en nuttig is.

5.2. Het recht op verwijdering

U hebt het recht om de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verzoeken in de volgende gevallen:

uw gegevens niet langer nodig zijn voor de in punt 4 genoemde doeleinden;
u de toestemming die u ons eerder heeft gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken intrekt, mits er geen andere wettelijke basis is om de verwerking van uw persoonsgegevens voort te zetten;
u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden;
u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor de gerechtvaardigde belangen van URBIKE;
uw persoonlijke gegevens worden niet legaal verwerkt;
uw persoonlijke gegevens moeten worden verwijderd om te voldoen aan de geldende wetgeving.

Het is echter mogelijk dat URBIKE niet in staat is om alle informatie te verwijderen, met name informatie die is gebruikt om juridische stappen te ondernemen of om uw wettelijke rechten te verdedigen.

5.3. Het recht op overdraagbaarheid
Uw gegevens zijn overdraagbaar. Ze kunnen daarom worden verplaatst, gekopieerd of elektronisch worden verzonden. U hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en leesbaar formaat te ontvangen, op voorwaarde dat wij uw gegevens op geautomatiseerde wijze hebben verwerkt en dat (a) u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken voor een of meer van de in punt 4 genoemde doeleinden, of (b) wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt in het kader van de uitvoering van een dienst aan u of de levering van een product.

5.4. Het recht om bezwaar te maken
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op elk moment wanneer er dringende en legitieme redenen zijn met betrekking tot uw specifieke situatie. URBIKE zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die prevaleren boven uw belangen en uw rechten en vrijheden, of voor de vestiging, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten. U heeft dit recht niet wanneer de door URBIKE verzamelde gegevens worden verzameld ter uitvoering van haar wettelijke verplichtingen.

Bovendien hebt u, wanneer het verzamelen van informatie wordt uitgevoerd op basis van uw toestemming, het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Intrekking van de toestemming brengt de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de vóór de intrekking verleende toestemming niet in gevaar.

5.5. Het recht om de verwerking te beperken
U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen als :

u denkt dat de persoonlijke gegevens die we over u hebben, onjuist zijn;
u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de wettelijke bepalingen worden verwerkt en dat u er de voorkeur aan geeft dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken in plaats van deze te verwijderen;
u de gegevens nodig heeft om juridische claims vast te stellen, uit te voeren of te verdedigen; of
u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en wacht af of uw belangen in verband met dit bezwaar prevaleren boven de legitieme gronden die door URBIKE worden nagestreefd.

5.6. Het recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door URBIKE bij het College voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, de bevoegde instantie voor het Belgische grondgebied (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen).

U kunt de bovengenoemde rechten te allen tijde uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@urbike.be.

Met betrekking tot e-mails en/of nieuwsbrieven die door URBIKE worden verspreid, kunt u, indien u geen e-mails van URBIKE wenst te ontvangen, dit te allen tijde aanvragen door te klikken op de hiervoor bestemde uitschrijvingslink in elke e-mail of door een e-mail te sturen naar info@urbike.be.

6. Mededeling aan derden

URBIKE medewerkers, inclusief koeriers, hebben toegang tot uw dossier om uw aanvraag te verwerken. Indien nodig voor de verwerking van uw aanvraag, zullen wij de gegevens in uw dossier delen met andere partners.
Indien nodig kunnen uw persoonlijke gegevens ook worden gedeeld met onze onderaannemers.
De in punt 3 genoemde gegevens die door URBIKE kunnen worden verzameld en verwerkt, kunnen aan derden worden doorgegeven voor de hieronder beschreven doeleinden:

Categorie van derden	Soort gegevens	Doeleinden
IT agentschap	Alle in punt 3 genoemde gegevens	Zorg voor het beheer en de veiligheid van de IT-infrastructuur van URBIKE
Leveringspartnerbedrijven en onafhankelijke koeriers	Alle in punt 3 genoemde gegevens	Het verzekeren van de verwerking en de opvolging van uw aanvraag

In dit geval garandeert URBIKE dat deze gegevens vertrouwelijk zullen worden behandeld, dat derden uw persoonlijke gegevens niet zullen beschermen en dat zij zich zullen houden aan de wetten met betrekking tot de bescherming van de privacy, in het bijzonder de bepalingen van de GDPR-verordening, onder voorwaarden die gelijkwaardig zijn aan de voorwaarden die wij naleven.

Indien de verwerking van uw dossier elders dan in België, in de Europese Unie (EU) wordt uitgevoerd, en indien u uw toestemming geeft, kunnen de gegevens die u betreffen en die door URBIKE zijn verzameld, worden gedeeld met beroepsbeoefenaars in andere EU-landen, die ook onderworpen zullen zijn aan de verplichtingen van de GDPR-verordening.

In geen geval zullen deze gegevens het voorwerp uitmaken van andere externe communicatie dan die waarin dit beleid voorziet, behalve om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen of op verzoek van een administratie of gerechtelijke autoriteit.

7. Verwerking buiten de EU

URBIKE verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verwerken buiten de Europese Economische Ruimte en uw gegevens niet door te geven aan derden buiten de EER.

8. Profilering

URBIKE verbindt zich ertoe uw persoonlijke gegevens niet te gebruiken bij beslissingen die op een dergelijke manier worden genomen automatisch, inclusief profilering voor bepaalde diensten.

9. Contact

Als u vragen of verzoeken heeft met betrekking tot de inhoud van de bepalingen van dit beleid, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar: info@urbike.be.

9. Wijziging van het privacy beleid

URBIKE behoudt zich het recht voor om dit beleid te wijzigen om te voldoen aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in de privacywetgeving of om het aan te passen aan haar praktijken. U wordt daarom uitgenodigd om dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te zijn van de wijzigingen en aanpassingen.